« Mais pourquoi diable irais-je organiser un séminaire ? » Peut-être, en tant que dirigeant, vous vous êtes posé cette question.

Un séminaire n’est pas qu’un moment où vos collaborateurs n’occupent pas leur poste. Il ne s’agit pas forcément d’emmener tous les collaborateurs à l’étranger – même si cela est bien évidemment faisable. Ou d’organiser une journée de découverte gastronomique, culinaire ou culturelle, une sortie au vert avec les collègues (châteaux, manoirs, fermes, séjour à la montagne, etc.).

En effet, vos collaborateurs ne sont pas « productifs » en strict sens du terme ; pour autant, ce moment passé ensemble va agir sur leur productivité. Plus vos collaborateurs se sentent bien, plus leur résultat opérationnel sera grand.

Les différents types de séminaire

Il vous faut d’abord définir quel type de séminaire vous souhaitez organiser. Séminaire d’intégration, team-building, Codir (ou séminaire de direction), chacun est différent mais tous ont en commun de constituer un outil de management.

Le séminaire d’intégration

Cet évènement d’entreprise vise à accueillir de nouvelles recrues, à faire en sorte qu’ils et elles se sentent les bienvenu(e)s.

Dans un cadre informel et décontracté, il doit avoir pour objectifs de les intégrer aux équipes déjà en place tout en leur faisant connaître la culture d’entreprise et ses valeurs.

Cette formule est encore plus nécessaire par les temps qui courent. Les nouveaux collaborateurs doivent se sentir utiles au collectif. Sans cela, la jeune génération a tendance à rompre rapidement le processus du recrutement (dès la période d’essai par exemple, ruinant ainsi tous vos efforts de recrutement).

Le séminaire de formation

Cet événement d’entreprise a pour but de former vos collaborateurs sur de nouvelles procédures ou méthodes de travail afin de renforcer leurs capacités et leurs compétences.

C’est un véritable outil de management qui doit être inscrit au budget, parmi les diverses possibilités qui s’offrent à vous en terme de formation. Il doit être planifié en fonction des besoins de l’entreprise et doit faire l’objet d’un véritable suivi.

Apprendre dans un bon état d’esprit permet de mieux intégrer les enjeux. Le séminaire de formation tient un rôle essentiel dans la performance de votre entreprise.

Le séminaire de cohésion

Autrement appelé team building, cet événement d’entreprise est absolument nécessaire, surtout après des années difficiles comme celles liées au COVID. Il va avoir pour objectif de créer de la cohésion, du bien-être et de la bienveillance, qu’il soit tourné vers un esprit sportif (Robinson, Olympiades, etc.), culturel (atelier théâtre ou d’improvisation, réalisation d’une fresque géante, etc.) ou encore convivial (soirée avec DJ, groupe musical, blind test, etc.).

La finalité du séminaire de cohésion dépasse largement la notion de défoulement et de divertissement. En effet, il ne s’agit pas seulement de réunir les collaborateurs dans la joie et la bonne humeur. Cet évènement d’entreprise répond à plusieurs objectifs :

• renforcer la cohésion au sein de votre équipe ;
• transmettre la culture d’entreprise ;
• améliorer la communication entre les collaborateurs et les dirigeants ;
• sensibiliser les collaborateurs aux nouveaux enjeux de l’entreprise ;
• stimuler leur motivation ;
• développer leur créativité, leur productivité et leur efficacité ;
• canaliser le stress pour lutter contre le risque de burn-out.

Le séminaire de direction

Autrement appelé Codir, le séminaire de direction s’adresse aux membres de la direction, aux chefs de projet, aux managers au sens large. Il va avoir pour objectif d’analyser la situation de l’entreprise, de prendre des décisions stratégiques tout en accompagnant les managers dans leur mission en les :

• formant sur les différentes techniques managériales ;
• aidant à piloter les actions nécessaires pour atteindre les objectifs de l’entreprise ;
• aidant à faire le point sur vos compétences, de quoi vous perfectionner dans votre domaine.

Dans un cadre autre que celui du bureau, ce séminaire doit être organisé dans des conditions propices à la concentration et à la réflexion. Il alternera avec des moments de détente et de convivialité afin de renforcer les liens entre les différents chefs de service.

En conclusion, le séminaire d’entreprise, c’est des sessions de travail organisées dans un cadre extra-professionnel pour stimuler la productivité et la créativité des collaborateurs ou bien pour récompenser vos collaborateurs ou les aider à accroître leurs compétences.

Il se doit d’être un moment privilégié pour unir, réunir, établir ou rétablir le lien avec vos collaborateurs et entre les collaborateurs. Pour être efficace et ainsi pour que vous ayez un retour sur investissement, votre séminaire doit se dérouler dans un endroit totalement différent du cadre professionnel habituel. Il se doit également d’être mémorable grâce à des animations atypiques.

Kap West Events vous accompagne dans votre projet de séminaire d’entreprise dans le Finistère et partout en Bretagne.

Un document type est disponible en bas de l’article pour vous permettre d’avoir un fichier Excel déjà préparer

Pour faire votre budget « événementiel », vous devez procéder par étapes. Cette trame est globalement toujours la même pour chaque événement et vous permettra de clarifier toutes les lignes de votre budget et donc de l’adapter en fonction de votre enveloppe budgétaire et de vos besoins.

1/ La liste de vos besoins

Tout d’abord, il est nécessaire de composer une liste de besoins pour votre événement en fonction des différentes catégories de prestations :

• Espace réceptif
• Restauration
• Hébergement
• Transport
• Personnel
• Technique / scénographie / communication
• Animation

2/ Le détail des besoins de votre événement

À partir de cette liste, faites des sous-divisions en fonction, toujours, de vos besoins ou aspirations :

Location d’un espace réceptif

• Salle plénière
• Salle de sous commission
• Salle de restauration
• Restauration

Accueil

• Pauses
• Cocktail
• Boissons

Hébergement

• Nuit en single
• Nuit en twin
• Petit-déjeuner
• Taxe de séjour

Transport

• Acheminement gare ou aérogare vers hôtel
• Transfert hôtel vers lieu réceptif

Personnel

• Staff
• Hôtes et hôtesses
• Photographe

Technique / scénographie / communication

• Matériel technique complémentaire (scène, éclairage, son…)
• Déco et mobilier
• Signalétique (conception, fabrication)
• Impression (flyers, PLV…)
• Communication (site web, billetterie check-in, campagne mailing invitation)
• Personnel montage / démontage
• VHR (transport, frais de vie)

Animation

• Formateur ou coach ou intervenant extérieur
• Animateur team-building
• DJ / groupe musical
• VHR

3/ Le tableur : un excellent moyen de visualiser votre budget événementiel

Lors de cette étape, vous aurez besoin de réaliser un tableau reprenant les différentes lignes de budgets dont vous aurez besoin. Ce tableau permettra de clarifier les besoins et les montants pour votre événement.

Le budget de votre événement sera établi en fonction des devis des prestataires auxquels vous faites appel. Il est donc nécessaire d’effectuer toutes les demandes de devis avant de valider les prestations afin de voir l’évolution de votre budget événementiel.

4/ L’arbitrage des budgets

Pour chaque catégorie, vous obtiendrez un budget qui sera utile à toute fin d’arbitrage si nécessaire. Cela vous permettra également d’avoir une vision des coûts pour chaque grande catégorie des besoins.

Aussi, cette étape vous permettra de réduire les frais non nécessaire à votre événement et de réaliser des économies sur le budget événementiel que vous avez établi.

5/ Le montant de votre budget événementiel total

Enfin, il s’agit d’additionner chaque sous-total afin d’obtenir un budget global. Vous verrez alors, lors de cette étape, si le budget correspond, ou non, au budget estimé préalablement.

Vous pourrez encore lors de cette dernière étape, retirer certaines lignes budgétaires afin de réduire les frais de votre événement.

Télécharger le tableau de budget événementiel par Kap West Events

C'EST PARTI !

Pour conclure

Vous disposez désormais de toutes les bonnes pratiques pour réaliser un budget prévisionnel de votre événement. Cependant, cela n’est pas toujours évident ; sans compter le temps passé par un collaborateur qui sera happé par cette mission. Les agences événementielles sont rompues à cet exercice. Aussi, n’hésitez pas à faire appel à elles.

Le CODIR – acronyme de comté de direction – est aussi important qu’essentiel. Il doit permettre d’élaborer le ou les projets stratégiques de votre entreprise en… équipe.

Pour qu’un CODIR soit réussi, il vous convient, d’abord de bien composer l’équipe. Ensuite, de bien l’organiser afin qu’il devienne un véritable accélérateur de croissance !

Quelles sont les bonnes pratiques ?

• Préparez un ordre du jour. Personne n’aime les réunions à rallonge. Pour éviter cet écueil, un CODIR doit répondre à une question principale. Les questions annexes pourront être traitées mais rapidement ou reportées à un comité de direction ultérieur selon l’urgence.
• Appuyez-vous sur des données. ICP (Indicateurs clés de performance), bilan comptable, études statistiques… Vos décisions doivent être prises sur la base d’éléments fiables. Le CODIR doit aboutir à des résultats utiles pour votre entreprise !
• Faites court. Il s’agit d’être ultra-efficace. Pour préserver un niveau d’attention et une concentration maximum, encadrez le comité de direction dans un temps imparti.
• Organisez les temps de parole. Pour tirer parti du CODIR, chacun doit pouvoir s’exprimer. Prévoyez 2 temps forts dans la réunion : une 1^ère partie pendant laquelle chacun expose ses arguments à tour de rôle, une 2^nde partie de libres échanges. Chacun, quelque soit son poste, peut intervenir sur tous les sujets posés sur la table.
• Consignez les résultats du CODIR. Mettez par écrit vos décisions, pour les diffuser aux services concernés.

Pourquoi réaliser un CODIR ?

Le but du comité de direction est de faire progresser la performance générale de l’entreprise.

Grâce à l’alliance des personnes occupant des postes stratégiques de l’entreprise, le dirigeant ne se retrouve pas seul. En combinant les efforts et les théories de chacun des membres de ce groupe, le comité de direction parvient non seulement à des résultats communs, mais aussi bénéfiques tels que l’amélioration de l’écoute et la compréhension au sein des équipes et la confrontation des idées de chaque cadre.

Conseils pour réussir un CODIR

Pour la réussite du CODIR, il est fortement recommandé de le préparer en amont et méticuleusement. Mais ce n’est pas tout !

• Trouver la bonne fréquence et ritualiser le CODIR.
• Tenir l’ordre du jour : l’équipe ne doit pas se laisser disperser. C’est l’opportunité de discuter approche et vision à moyen terme.
• Il n’y a pas de bon moment : quand l’envie se fait sentir, ou que le chef d’entreprise a l’impression de ne plus savoir à qui poser les questions pertinentes.
• Choisir les membres du comité : un CODIR ne sert pas de décoration ni de récompense pour un collaborateur de l’entreprise ou un autre ; c’est une instance où se partagent les prises de décision. Il est donc vital de sélectionner quelqu’un qui se trouvera à la hauteur du challenge.
• Ne pas en faire un rendez-vous formel : le CODIR n’est pas une réunion comme les autres ; l’idée est de sortir du cadre du bureau.

Pourquoi recourir à une agence événementielle ?

Un comité de direction n’est pas une réunion comme les autres. Le CODIR rassemble l’élite de l’entreprise : des personnes dites de pouvoir afin de partager leurs idées pour le bien de l’entreprise. Ces personnes sont donc exceptionnelles et elles doivent le savoir.

Il est ainsi essentiel de s’assurer que tout soit impeccable. L’image de marque de la direction est en jeu. C’est pour cela que faire appel à une agence événementielle est judicieux.

• Un accompagnement professionnel : un séminaire demande une organisation de main de fer. En effet, une agence sera vous accompagner dans les démarches à suivre, de la définition des objectifs de l’événement à l’élaboration d’un plan pour les atteindre et le mettre en pratique.
• Le succès assuré : le retour sur investissement est évident ; vous aurez la certitude de jouir d’une prestation assurée et de dépenser à bon escient. Tout est géré par l’agence, vous n’aurez qu’à vous soucier de votre CODIR. Cerise sur le gâteau, l’agence événementielle pourra vous proposer un lieu, une animation ou tout autre temps fort auquel vous n’auriez pas penser. Grâce à son réseau de partenaires bien rempli, l’agence sera vous surprendre et apporter une touche de surprises.
• Un budget maximisé : l’agence vous assiste pour faire la part entre les éléments optionnels et les indispensables afin de répondre à vos attentes budgétaires alloués au CODIR.
  Elle sera aussi vous offrir un service personnalisé. Tout sera mis en œuvre pour mettre en concordance ce moment avec les objectifs de votre entreprise.

Pour avoir davantage d’informations sur le recours à une agence événementielle, voici un article mettant en avant les avantages.

L’agence Kap West Events affirme haut et fort tenir au mieux l’engagement de travailler en local. Qu’est-ce que cela veut dire ? Nous nous engageons à travailler avec des prestataires locaux autant que possible.

Pourquoi ?

D’abord parce que, de près, nous nous comprenons mieux. La confiance que nous avons établie avec des traiteurs, des sociétés de location de mobiliers, de location de structures ou encore des animateurs crée une atmosphère propice au bon déroulement de nos événements. La réactivité est également un facteur de réussite que nous exigeons de nous-mêmes et de nos prestataires.

Ensuite, parce que le savoir-faire Made in France – voire Made in Breizh – existe bel et bien. Le professionnalisme des femmes et des hommes qui travaillent en Bretagne n’est plus à démontrer. Membre du réseau « Marque Bretagne » soutenu par la Région, Kap West Events est totalement ancrée dans ce territoire que nous aimons profondément.

Enfin, cet engagement s’imbrique dans notre volonté de réduire nos émissions de CO2 et notre empreinte carbone. L’urgence environnementale nous implique et nous oblige à trouver des solutions en local. Plutôt que d’aller voir très loin, bien souvent, nous disposons de toutes les ressources humaines, techniques et créatives à nos portes.

L’ancrage dans nos valeurs

Nous avons 3 valeurs importantes au sein de l’agence :

• L’humain
• Le local
• L’écoresponsabilité

Ces 3 valeurs sont interdépendantes les unes des autres et sont au coeur de nos process.

Pour l’agence Kap West Events et chacun des membres de l’équipe, l’ancrage local est primordial pour les raisons énoncées précédemment. Mais également car nous pensons que ce soutien local permet à toutes les structures, petites et grandes, de travailler ensemble et de collaborer pour offrir à nos clients le meilleur projet possible.

Ce que le local apporte au client

Cet engagement local que nous avons au sein de notre agence événementielle permet au client d’être rassuré sur la fiabilité des prestations proposées.

Egalement, cela permet de répondre à des problématiques RSE dans leurs projets événementiels et de rester dans des valeurs qui leur sont propres.

De plus, cette valeur à laquelle nous tenons permet de favoriser l’économie solidaire à travers la région Bretagne (principalement), mais aussi à l’échelle de la France.

Le team-building consiste à générer un esprit d’équipe ou resserrer des liens entre les collaborateurs d’une entreprise. Ces moments informels, hors des murs de l’entreprise, reposent sur le travail d’équipe, la collaboration mais aussi la compétition bienveillante.

Il ne s’agit évidemment pas de mettre les collaborateurs en compétition les uns contre les autres ; bien au contraire, les animations sont prévues pour créer une dynamique nouvelle ou renouveler celle-ci. Les collaborateurs sont entraînés dans des activités ludiques, sportives et/ou demandant de la réflexion. Ensemble, ils parviendront à résoudre une énigme, inscrire des points pour leur « team », communiquer pour avancer…

Les 8 bonnes raisons pour organiser un team-building :

Booster la communication

De plus en plus, les salariés veulent donner du sens à ce qu’ils font. Ils consacrent un temps certain à leur activité professionnelle. Une journée team building est l’un des outils qui va répondre à cette attente exponentielle et accroître la communication au sein des équipes.

A travers une animation, on va pouvoir découvrir que, finalement ou contrairement à une première impression, notre coéquipier n’est pas si rigide que cela, que notre manager sait aussi se détendre…

Créer un espace propice à l’innovation

Lorsque les collaborateurs se sentent bien, dans un environnement bienveillant, il est évident qu’ils seront plus à même de travailler en équipe, de prendre des initiatives et de croire en leur créativité. Cela doit engendrer de l’innovation au sein de l’entreprise et donc de la plus-value.

Améliorer le travail d’équipe

Une animation team building casse la routine qui peut s’installer au sein d’un service, d’une équipe ou d’une entreprise. En sortant des murs, l’environnement change ; managers et collaborateurs sont dans un cadre neutre. Ensemble – et seulement ensemble -, ils parviendront à se sortir d’une problématique diverse et variée. Ce qui leur sera très utile dans leur pratique professionnelle.

Créer ou renforcer les liens

Au sein des équipes, des tensions peuvent apparaître ici et là. A l’image de ce qu’il se passe au sein d’un couple, si rien n’est fait pour casser le train-train, les relations peuvent se détériorer. Avec une journée team building, les relations entre collègues s’apaisent, on en est convaincu.

Evidemment, vous n’en ferez pas les meilleur-e-s ami-e-s du monde – ce n’est d’ailleurs pas l’objectif. Mais vous participerez à renforcer les liens entre collègues. Et donc à ce qu’ils travaillent mieux ensemble pour une meilleure productivité.

Se découvrir de nouveaux talents

Parfois, les collaborateurs se limitent, de façon inconsciente, à certaines tâches. De peur de mal faire, de froisser le ou la collègue, de passer pour quelqu’un d’incompétent.

Lors d’une journée team building, l’organisateur prévoit des animations où chacun-e peut faire valoir un talent que ses collègues et/ou son manager ignorent, où l’on se surprend soi-même à se découvrir de nouveaux talents.

Mettre en avant sa politique RSE

Le bien-être au travail devient l’un des critères prédominants dans le recrutement. Encore plus depuis la crise liée à la Covid-19, les gens ont besoin de donner du sens à ce qu’ils font.

Les dirigeants le comprennent de plus en plus et mettent en place une politique RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) afin de répondre à cette (nouvelle ?) attente. Une animation team building ne doit pas mettre en difficulté un collaborateur ; bien au contraire, elle doit valoriser la prise d’initiative, la communication, l’esprit d’équipe.

Intégrer de nouvelles ressources

Une journée de cohésion est idéale lorsque de nouveaux talents intègrent l’entreprise. Cette idée d’appartenir à un groupe bienveillant va leur donner une motivation supplémentaire.

Et une intégration rapide et réussie est l’une des clés pour engendrer une meilleure productivité des collaborateurs.

Développer la notion de plaisir

Plaisir d’être ensemble, plaisir de s’entraider, plaisir de collaborer, de créer, d’innover… Les salariés éprouvent un réel plaisir à travailler quand cette notion est également partagée par la direction. On en est persuadé : le plaisir est aussi nécessaire que le respect, le travail, la rigueur, la motivation…

Sur deux jours, le public a pu découvrir une quarantaine de bières différentes, en provenance d’une quinzaine de régions du monde tout en écoutant une dizaine de groupes locaux.

Les Bretons, et plus particulièrement les Quimpérois, sont de grands amateurs de festivals et… de bière. Il suffit de voir le nombre de bars consacrés à ce breuvage pour s’en rendre compte.

Cela s’est confirmé les vendredi 26 et samedi 27 octobre 2019 : près de 6 000 festivaliers venus de tout le Grand Ouest ont franchi les portes du parc des expositions de Penvillers à Quimper pour y déguster une quarantaine de bières en provenance d’une quinzaine de pays différents (France, Allemagne, Belgique… mais aussi Australie, Danemark, Singapour…).

Un festival et non pas un salon

Dans le Finistère, il existe déjà des salons consacrés à la bière, notamment artisanale. Un festival est un évènement festif lié à la bière durant lequel un large choix de marques ou de types de bière est proposé.

On y trouve également l’occasion de se restaurer, mais aussi de jouer (baby-foot, molky…) ou d’assister à des concerts. Ainsi, le public a découvert des groupes de musique locaux tels que Before Tanen (Quimper), Buzzard Buzzard (Quimper), The Royal Crows (Concarneau), Off The Hook (Cornouaille)…

Pour plus d’informations, rendez vous sur le site officiel

C'est parti !

Fun, festif, familial… Tel est le credo de cette manifestation portée désormais par l’association quimpéroise Oself. Ouverte à toutes et à tous à partir de 5 ans, les différentes éditions à Quimper (2016, 2017, 2018), Le Relecq-Kerhuon (2018) et Bénodet (2019) ont déjà réuni des dizaines de milliers de participants.

Le principe est toujours le même : parcourir cinq kilomètres tout en franchissant des zones où les participants se font “asperger” de poudre de couleurs. « Le but du jeu n’est pas de franchir la ligne d’arrivée en premier, bien au contraire ; c’est un moment de partage, d’amusement, de convivialité », explique Fabien Le Loup, l’un des protagonistes de l’organisation.

Cette « course » a été imaginée sur la base de la fête indienne : la Holi. Appelée aussi fête des couleurs, elle sacre à la fois le printemps et célèbre la fertilité. A cette occasion, les gens se jettent de la poudre colorée et l’utilisent afin de se peindre. Les pigments ont chacun une signification précise : le vert pour l’harmonie, l’orange pour l’optimisme, le bleu pour la vitalité et le rouge pour la joie et l’amour.

A en croire les différentes images et vidéos réalisées à ces occasions, l’objectif festif, familial et convivial est atteint.

Un autre objectif est également atteint : la solidarité. En effet, depuis le début de ce nouvel événement unique sur le Finistère, près de 20 000 euros ont été reversés par l’organisation à des associations humanitaires, locales et solidaires (Unicef Brest, E.S.CA.PE, les Cerfs-Volants de Goulven, Eva la vie devant toi…).

Grand moment ce jeudi 16 mai 2019 à Vannes, Lorient, Brest et Quimper avec l’inauguration des concessions de la toute nouvelle marque française et de prestige : DS Automobile.

Grâce à la technique du graff mapping mise au point par l’agence Kap West Events, la DS3 a été présentée à cette occasion.

Le public a été charmé. Après la présentation, les convives ont profité pour découvrir, au plus près, l’intérieur de la DS3 CROSSBACK. Un pianiste professionnel donnant une touche très « french touch » à cette belle soirée.

Par la suite, les équipes de ces quatre concessions ont continué à faire confiance à l’agence événementielle bretonne Kap West Events.

DS Store night session

Ainsi, le 19 septembre de cette même année 2019, une DS Store night session a permis à plusieurs dizaines de clients (ou futurs clients) de découvrir la magnifique DS7.

Fabien et Sébastien se connaissent déjà quand, en 2016, le second vient voir le premier pour le rejoindre dans un projet événementiel au profit d’une association humanitaire. Bénévolement, et aidés de deux autres personnes, ils créent de toute pièce une course de couleurs – la Breizh Color. Celle-ci rassemble quelque 3 500 participants place Saint-Corentin à Quimper.

Le succès est incontestable si l’on en juge les articles de presse relatant l’événement. Fabien est alors désireux de changement professionnel. Et il s’est tellement épanoui dans l’organisation qu’il s’associe à Sébastien pour créer l’agence Kap West Events (KWE).

Evénements grand public à succès

Quatre autres Breizh Color (à Quimper, Brest, Bénodet) réunissent près de 12 000 personnes venues courir pour la bonne cause mais aussi pour s’amuser en famille, entre amis… En 2019, l’agence KWE organise un tout nouvel événement sur Quimper : le Festival de la bière. Là encore, le succès est au rendez-vous (plus de 6 000 festivaliers).

Animations en galeries commerciales du (très) grand Ouest

Dans le même temps, depuis 2017, Fabien développe l’animation dans les galeries commerciales. L’agence intervient aujourd’hui dans plus de 10 galeries, à Brest, Saint-Brieuc, Nantes, Cholet, Angers etc. « Nous sommes le chef d’orchestre de ces événements. Nous discutons avec le client et ensemble, choisissons un thème d’animations. Ensuite, nous nous chargeons de tout : de la maquette 3D, du décor, des animateurs, des hôtesses, de la sonorisation et de la lumière en cas de demande, etc. Nous sommes le régisseur de l’événement », indique le président de l’agence.

Evénements B to B : une réponse adaptée aux besoins

Autre flèche à la corde de Kap West Events : l’événement B to B. L’agence se charge aussi bien de l’organisation de séminaires que d’anniversaires d’entreprise ou encore de journées de cohésion ou de team-building.   « Nous pouvons tout autant répondre à une demande de jeux type « Koh-Lanta » ou Escape game que de défis réalisables par tout(e) à chacun(e) pour des budgets adaptés à la demande du client. » Ces événements peuvent se dérouler tant en extérieur qu’en intérieur, sur terre ou sur mer, en Bretagne, en France ou à l’étranger.