Contexte et défi
Notre client, une entreprise de conseil basée à Paris, nous a sollicités pour organiser un séminaire de trois jours (deux nuitées) pour 80 personnes à Quimper. Ce séminaire incluait des animations et des activités diverses. Malgré la concurrence d’autres agences régionales comme le Sud de la France et la Corse, notre proposition pour Quimper a été retenue.
Problématiques
- Arrivée tardive le mercredi soir en raison du temps de trajet entre Paris et Quimper.
- Retour le vendredi 7 juin , jour du passage de la flamme olympique sur Quimper et le Finistère.
- Hébergement 80 personnes en chambre simple.
Les solutions proposées
Hébergement
Tous les collaborateurs ont été logés au Domaine de Lanniron, où chacun disposait de sa propre chambre en single. Les petits-déjeuners étaient servis dans le restaurant du domaine.
Restauration
- Apéritif d’accueil : organisé sur place à leur arrivée.
- Pique-nique : préparé par un traiteur respectant toutes les contraintes alimentaires (chaîne du froid, régimes spécifiques).
- Cocktail dinatoire avec animation quiz : gestion des régimes alimentaires spécifiques et ajout d’une visio-conférence avant le dîner.
Jour 1 : Robinson sur les îles des Glénans
Problématiques :
- Transport des bouées nécessaires à l’animation.
- Logistique et temps d’embarquement restreint.
- Autorisation d’organiser une animation sur l’île Saint-Nicolas.
- Contraintes météorologiques et horaires des bateaux.
Solutions :
- Les bouées ont été transportées par un loueur de semi-rigides prêt à relever le défi.
- Organisation minutieuse pour respecter les zones interdites en raison de la nidification d’une espèce protégée.
- Coordination précise des horaires de départ et de retour.
- Une météo favorable a permis une traversée agréable, avec un pique-nique de qualité respectant les régimes alimentaires variés.
Jour 2 : Rallye solex et voitures anciennes
Problématiques :
- Disponibilité des véhicules : trouver suffisamment de solex et de voitures anciennes.
- Passage de la flamme olympique à Quimper, rendant la visite de la ville compliquée.
- Timing : assurer que tout le monde soit à la gare une demi-heure avant le départ du train.
- Stationnement des solex et chargement du semi-remorque.
Solutions :
- Organisation d’un rallye sur mesure avec des énigmes et des épreuves sur un parcours de 25 km.
- Création d’un parcours revenant près de la gare pour faciliter le chargement des solex.
- Gestion des taxis pour les départs anticipés des collaborateurs.
- Finalisation de l’animation à 18h, permettant de prendre un dernier verre au Ceili, un bar connu de Quimper, avant de distribuer des boîtes de repas pour le voyage en TGV.
Conclusion
Grâce à une planification minutieuse, une logistique impeccable et des solutions créatives, nous avons réussi à organiser un séminaire mémorable au Domaine de l’Orangerie de Lanniron. Les activités variées et bien orchestrées, combinées à une gestion attentive des imprévus, ont permis de répondre parfaitement aux attentes du client et des participants.
Pour garantir le succès de vos événements et offrir des moments inoubliables à vos invités, faites appel à notre expertise.
