Vous souhaitez organiser un évènement en interne ou en externe pour votre entreprise ? Vous avez besoin d’un coup de pouce pour mener à bien votre projet ? Vous êtes nouveau dans la planification d’évènement et vous ne savez pas par où commencer ? 🤔
Et bien voici la solution ! Nous vous avons concocté une TO DO LIST (visualisable tout en bas de l’article) pour pouvoir suivre les différentes étapes de votre projet pour qu’il se déroule dans les meilleures conditions possibles. 🌟
Concevoir votre évènement 🌟
Ici, il s’agit de développer votre évènement, son contexte et ses objectifs. Vous devez déterminer la ou les cibles de manière précise pour que le reste de votre projet soit cohérent. Ensuite, il s’agira d’en définir les objectifs. Et enfin, de définir le type et le modèle d’évènement, c’est-à-dire s’il est externe ou interne à l’entreprise.
Réaliser un cahier des charges ✍️
Pour pouvoir avoir de la visibilité et de la cohérence sur votre évènement, il est primordial d’avoir un document clair, précis et résumant le contexte et les objectifs en fonction de la cible déterminée. Ce document est, généralement, un cahier des charges. Vous trouverez notre trame de rédaction ici.
Valider en interne les idées et les objectifs 🎯
Cette étape est très importante. Vous devez fournir à votre ou vos responsables les différents éléments concernant votre projet d’évènement, c’est-à-dire le cahier des charges et les autres documents que vous souhaitez exposer. C’est également à ce stade que vous aurez une estimation du budget prévu pour votre évènement.
Rechercher le lieu qui déterminera la date 🌍
En fonction du type d’évènement, le lieu adéquat ne sera pas le même. Il faut qu’il soit choisi en fonction du nombre d’invités, des prestations souhaitées durant la soirée (repas, cocktail, concert, mapping, animations, etc.), du décor choisi, du style de soirée, de la cible, etc. Vous pouvez donc le faire dans votre entreprise, si vous avez la place ; sinon, vous avez la possibilité de louer une salle ou un espace. Lorsque vous aurez défini le lieu où votre projet évènementiel se déroulera, vous pourrez alors convenir d’une date en fonction des disponibilités.
Trouver et contacter les prestataires 💼
Il est important de bien déterminer les prestations souhaitées lors de votre soirée pour ensuite choisir les prestataires qui vous conviennent. Cette étape est primordiale car le choix que vous devez faire déterminera la qualité de votre évènement. De plus, il est important de n’oublier aucune prestation. Vous pouvez avoir besoin d’un traiteur, d’un hébergement, de solutions de transport, de services techniques, etc. Il faut également penser à la sécurité et aux assurances de votre évènement.
Affiner le budget 💰
Puisque vous avez établi un budget, cette étape permet de vérifier si vous l’avez respectée ou non. Il s’agit donc de reprendre tous les devis, les factures et les prix proposés par les différents prestataires. Cela permet d’ajuster le budget si besoin ou bien de supprimer des prestations si nécessaires. C’est également lors de cette étape que vous validez les prestataires.
Planifier le déroulement ⏳
L’idée est de bien structurer votre évènement pour que vous puissiez mieux visualiser son déroulement et ainsi anticiper toutes les mésaventures possibles qui peuvent apparaître lors de l’organisation de votre projet. Il est important également de faire un plan de masse pour le transmettre aux différents prestataires pour qu’ils connaissent parfaitement leur emplacement, leurs possibilités de branchements, mais aussi le montage et le démontage de chacun.
Mettre en place la communication 💬
Communiquer sur votre évènement est capital. Il s’agit de faire la promotion de ce dernier mais également d’inviter les participants, de créer une identité graphique, de la développer à travers des supports print, de partager votre évènement et son avancement sur les réseaux sociaux, etc. Cela permettra de créer de la visibilité et de la notoriété à votre évènement. Il ne faut pas négliger cet aspect même si c’est un évènement interne.
Checker les prestataires/ fournisseurs ✔️
Lors de cette phase, vous devez vérifier que les différents prestataires et fournisseurs ont bien compris son placement, sa mission, les quantités dont il convient de disposer, le temps de prestations, etc. Il s’agit également de vérifier les différents contrats pour le bon déroulement de votre évènement.
Réaliser le montage 🛠️
Quelque temps avant le jour de votre évènement, il faudra faire le montage. Il est conseillé de faire le montage avant le jour J pour anticiper tous les soucis que vous pourrez rencontrer afin de les éviter. Le temps à prévoir entre le montage et jour J est différent et propre à votre évènement. Cela peut varier également en fonction du type d’évènement, de la date, du lieu, etc.
Tester et vérifier 🧐
À la suite de votre montage, il faut que vous puissiez TOUT vérifier. Le but est de pouvoir tester toutes les prestations (son, lumière, musiciens, etc.) mais aussi les fonctionnalités de la salle d’accueil (les toilettes, les portes de secours, etc.) pour s’assurer que tout est optimisé et fonctionne afin de s’assurer du bon déroulement de votre évènement en évitant les « coquilles ».
Briefer vos équipes 📋
Pour le bon déroulement de votre projet évènementiel, il est important de refaire le point avec toutes les personnes impliquées dans l’évènement (organisateurs, fournisseurs, prestataires, intervenants, etc.) pour lisser les informations, éviter les quiproquos et clarifier les différentes missions et tâches à effectuer.
Lancer votre évènement ! 🥳
Et voilà, c’est le jour J ! Il faut vérifier le bon déroulement de votre projet mais aussi profiter de ce moment. Soyez fiers de vous et de ce que vous avez accompli !
Démonter votre évènement 🧰
Après la fête, c’est le moment de tout ranger. Il faudra donc démonter les éléments de votre projet ou bien veillez à ce que la tâche soit effectuée par des prestataires.
Remercier vos équipes, vos fournisseurs et vos prestataires 🙏
La reconnaissance d’un travail effectué est très importante. Il ne faut pas négliger cette phase de remerciement de tous les participants à l’organisation et au bon déroulement de votre évènement.
Réaliser un bilan 🎈
Cette étape est l’une des plus importantes de votre projet : faire un bilan des retombées de votre évènement. Il s’agit de vérifier que les objectifs fixés sont atteints mais également de faire une rétrospective sur l’évènement, les points positifs et négatifs, etc.
Remercier les participants 😁
La dernière étape est de remercier tous les invités par mail pour leur témoigner de votre satisfaction et de votre gratitude. Vous pouvez effectuer ces remerciements sous forme de mail en y joignant une enquête de satisfaction afin de connaître également le point de vue des participants à votre évènement.
Télécharger la TO DO LIST de Kap West Events 🚀
C'EST PARTI !
Pour conclure ✨
Voici donc notre TO DO LIST spécial évènement. Il est important de noter que ce ne sont que les grandes lignes, car mettre en place un évènement n’est pas une mince affaire. Vous avez également la possibilité de faire appel à une agence évènementielle. Il y a beaucoup de raisons pour faire appel à l’une d’entre elles, mais en voici 5 👉 https://kapwestevents.com/faire-appel-a-une-agence-evenementielle/
