Pour créer et mettre en place un projet évènementiel, en interne ou en externe, il est essentiel d’avoir un document à suivre. Pourquoi ? 🤔 Afin de suivre une trame déterminée et une ligne de conduite. Mais également pour avoir un point de repère sur :
- les objectifs, 🌟
- les cibles, 🎯
- les moyens mis à disposition. 💪
Ce document est généralement un cahier des charges. 📖
L’idée globale de ce document est de référencer les grandes lignes de votre projet pour, ensuite, le développer à travers vos choix et vos actions. Il est également important pour lisser la compréhension de chacun des organisateurs et prestataires en rapport avec l’évènement. 🎉
Pour le réaliser, voici le sommaire à suivre : 😉
Objet et/ou résumé du projet en ligne✍️
Dans cette première phase, il s’agit de résumer le projet en quelques lignes pour expliquer le but de ce dernier.
Introduction générale et contexte 🌍
Dans cette étape de rédaction, il faut introduire le projet en commençant par écrire l’histoire de l’entreprise, son environnement, ses valeurs et lier ces éléments au projet. Il faut également prendre en compte le marché et son positionnement.
Pour que ce soit plus lisible et plus concret, nous vous conseillons d’utiliser la méthode de l’entonnoir, c’est-à-dire d’expliquer, de manière large (le marché), le contexte de l’entreprise pour ensuite aller de façon progressive vers le détail de votre structure.
Enjeux et objectifs 🎯
Après avoir expliqué le contexte, cette partie vous permettra de mettre en avant les enjeux de votre projet événementiel et ces objectifs. Cela permet d’établir, de manière claire et précise, les attentes de votre évènement vis-à-vis de votre entreprise. Il vous est possible de reprendre la même trame que les objectifs de communication :
- Cognitif : faire connaître et développer la notoriété
- Affectif : faire aimer le projet et/ou votre entreprise
- Conatif : faire agir, c’est-à-dire faire venir à l’évènement, acheter des billets pour votre projet ou bien des produits/services de votre organisation.
Structurer votre cahier des charges de cette manière permet de lisser les objectifs et de les clarifier.
Problématique 🤔
Ici, il s’agit de mettre en évidence une problématique pour clarifier les besoins et les attentes mais également pour pouvoir ensuite présenter les éléments pour y répondre.
Cibles et segmentation 👫
Lors de cette phase, il est important de mettre en évidence les différentes cibles que vous souhaitez toucher à travers votre évènement. La segmentation est également importante. Il faut y lister toutes les personnes que vous souhaitez atteindre avec :
- le cœur de cible : les personnes que vous voulez toucher en premier ;
- la cible principale : les personnes autour de votre cœur de cible, comme les accompagnants ou les personnes se rapprochant des mêmes critères ;
- la cible secondaire : ce sont souvent des préconisateurs et des prescripteurs, comme des influenceurs, des leaders d’opinions, des journalistes, etc.
Il est primordial de bien travailler votre cible pour, par la suite, répondre au mieux à leurs besoins et leurs attentes.
Hypothèses de départ 💡
L’idée est d’émettre les premières idées de ce que vous aimeriez mettre en place lors de votre évènement tout en prenant en considération votre cible et vos objectifs. Il s’agit également de mettre en avant les différentes prestations souhaitées et les supports de communication de votre projet événementiel.
Expliquer la proposition créative 🤩
Pour rédiger cette partie, vous pouvez commencer par écrire un résumé de votre proposition en quelques lignes pour clarifier votre projet.
Dans un second temps, vous pourrez détailler votre proposition d’évènement avec tous les aspects : les prestations souhaitées, les moyens, les supports de communication, etc.
Enfin, il faudra mettre en évidence le périmètre et les limites du projet, mais aussi définir ce qui relève de l’interne et de l’externe avec des acteurs extérieurs et des prestataires.
Résultats attendus 🎈
Dans cette partie, il est nécessaire de préciser les résultats attendus que ce soit pour les participants, les invités ou l’entreprise en tant que telle.
La rédaction détaillée des résultats attendus rendra possible la clarification des objectifs (augmenter la notoriété, la visibilité, améliorer l’image, etc.) de l’évènement et les buts sous-jacents (par exemple, atteindre une cible bien précise, faire participer tout le monde, etc.).
Budget prévisionnel 💰
Le but de cette étape est de connaître les différentes dépenses de votre projet et de pouvoir anticiper au mieux l’enveloppe budgétaire.
Ce budget prévisionnel vous permettra également de chiffrer votre évènement et de matérialiser vos objectifs. C’est un outil que vous pourrez suivre et auquel vous référer si besoin.
Il se calcule en prenant en compte tous les éléments compris dans votre projet (animation, traiteur, etc.) mais également tous les autres aspects étant compris dans votre évènement comme la sécurité, le nettoyage, le montage et le démontage, etc.
Rétroplanning 🗓️
La mise en place d’un calendrier ou d’un rétroplanning aide à mettre en place tout votre projet de A à Z. Il permet l’anticipation des différentes étapes et la préparation en amont de toutes les tâches à effectuer.
C’est donc un outil essentiel à transmettre pour veiller à la bonne mise en place des différentes actions dans les délais impartis pour que votre évènement se passe dans les meilleures conditions possibles.
Annexes 📚
Ici, vous pouvez y mettre à disposition tous les documents annexes qui serviront au bon déroulement de votre projet. Par exemple, si votre projet évènementiel se passe dans vos propres locaux, vous pourrez y mettre le plan de la salle avec les différents branchements et portes indiquées dessus.
Télécharger LE cahier des charges de Kap West Events 🚀
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