Le budget d’un événement doit reprendre l’intégralité des tâches et coûts liés à l’organisation d’un événement, d’un Codir, d’un séminaire d’entreprise, etc. Absolument nécessaire, il sera réalisé afin d’estimer et de gérer au mieux vos dépenses. 💰
Un document type est disponible en bas de l’article pour vous permettre d’avoir un fichier Excel déjà préparer 😉
Pour faire votre budget « événementiel », vous devez procéder par étapes. Cette trame est globalement toujours la même pour chaque événement et vous permettra de clarifier toutes les lignes de votre budget et donc de l’adapter en fonction de votre enveloppe budgétaire et de vos besoins.
1/ La liste de vos besoins ✅
Tout d’abord, il est nécessaire de composer une liste de besoins pour votre événement en fonction des différentes catégories de prestations :
- Espace réceptif
- Restauration
- Hébergement
- Transport
- Personnel
- Technique / scénographie / communication
- Animation
2/ Le détail des besoins de votre événement 🧐
À partir de cette liste, faites des sous-divisions en fonction, toujours, de vos besoins ou aspirations :
Location d’un espace réceptif 🛖
- Salle plénière
- Salle de sous commission
- Salle de restauration
- Restauration
Accueil 👋
- Pauses
- Cocktail
- Boissons
Hébergement 🛏️
- Nuit en single
- Nuit en twin
- Petit-déjeuner
- Taxe de séjour
Transport 🚀
- Acheminement gare ou aérogare vers hôtel
- Transfert hôtel vers lieu réceptif
Personnel 👥
- Staff
- Hôtes et hôtesses
- Photographe
Technique / scénographie / communication 🎈
- Matériel technique complémentaire (scène, éclairage, son…)
- Déco et mobilier
- Signalétique (conception, fabrication)
- Impression (flyers, PLV…)
- Communication (site web, billetterie check-in, campagne mailing invitation)
- Personnel montage / démontage
- VHR (transport, frais de vie)
Animation 🎉
- Formateur ou coach ou intervenant extérieur
- Animateur team-building
- DJ / groupe musical
- VHR
3/ Le tableur : un excellent moyen de visualiser votre budget événementiel 📋
Lors de cette étape, vous aurez besoin de réaliser un tableau reprenant les différentes lignes de budgets dont vous aurez besoin. Ce tableau permettra de clarifier les besoins et les montants pour votre événement.
Le budget de votre événement sera établi en fonction des devis des prestataires auxquels vous faites appel. Il est donc nécessaire d’effectuer toutes les demandes de devis avant de valider les prestations afin de voir l’évolution de votre budget événementiel.
4/ L’arbitrage des budgets 📣
Pour chaque catégorie, vous obtiendrez un budget qui sera utile à toute fin d’arbitrage si nécessaire. Cela vous permettra également d’avoir une vision des coûts pour chaque grande catégorie des besoins.
Aussi, cette étape vous permettra de réduire les frais non nécessaire à votre événement et de réaliser des économies sur le budget événementiel que vous avez établi.
5/ Le montant de votre budget événementiel total 💰
Enfin, il s’agit d’additionner chaque sous-total afin d’obtenir un budget global. Vous verrez alors, lors de cette étape, si le budget correspond, ou non, au budget estimé préalablement.
Vous pourrez encore lors de cette dernière étape, retirer certaines lignes budgétaires afin de réduire les frais de votre événement.
Télécharger le tableau de budget événementiel par Kap West Events 🚀
C'EST PARTI !
Pour conclure
Vous disposez désormais de toutes les bonnes pratiques pour réaliser un budget prévisionnel de votre événement. Cependant, cela n’est pas toujours évident ; sans compter le temps passé par un collaborateur qui sera happé par cette mission. Les agences événementielles sont rompues à cet exercice. Aussi, n’hésitez pas à faire appel à elles.
